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事实→结论→建议:对于喜欢细节的读者应这样做。
结论→建议→事实或理由:适合于那些忽略细节的读者。
结论→事实:适用于了解背景的读者和信任你的读者。
结论→事实→建议:这是一种不寻常的方法,能够抓住读者的注意力,在给出建议前,由他们自己进
行逻辑推理。这种方式适合于对自己的建议没有把握的情况。
利益→建议或想法→理智:为了说服读者时使用这种方式。哪一种方法最好?它们都非常有用,为了
使交流更清晰更有说服力,以上述的某种方式构造你的理想模式。
文章长短适度
你的信件、报告或备忘录要达到的目的是什么?当你为了实现你的目的提供了必要的信息时,文章就
可以结束了。为了使文章简洁,只需提供必要且必需的信息。
需要自我检查的问题
文章中在提出建议后包含了理性的叙述吗?
为了达到目的有无多余的和不必要的信息?
为了达到目的,是否包含了所有重要的事情?
文章是否适合读者的需要?
我还需要更多或更少或更深入的采访吗?现在你需要的是去收集信息。
开始写作
你已经有了明确的目的,你已经掌握了你的文章应该包括哪些内容以及它们的先后顺序,你已经收集
到你需要的信息,现在开始写作。 心中有读者
尽可能地明确你的读者是谁,然后选择你的词汇、支撑的信息,组织好材料以适合读者的口味。
下面这些问题应该考虑:
你的读者已经具有了多少知识背景?你还需要提供、补充什么?
你的读者对这个问题的理解程度怎样?
关于这个主题你的读者的观点是什么?读者的观点与你的观点是否一致?
你与读者的关系怎样?
你的读者喜欢哪种交流风格?它们是正式的还是非正式的交流风格?
哪种信息技术最有可能达到你的目的,它是一种高技术、统计、总的概述还是轶事,是否涉及费用、
样板、个人的故事,还是一种参考性资料,你的建议是否与国家的政策相协调等等。
第七部分 书面沟通
说服你的读者
主体
从蜘蛛网中发展出来的文章概要将会形成你的报告、备忘录或信件的主体。
突出你的重要信息
有两种方法可以突出你的重要信息:第一种方法是我们已经谈论过的,使用短词、短句以及短的段落。
我们的眼睛一般喜欢注意每一段落的第一句,这就是突出你重要信息的地方,而较短的段落更是突出
你的主要观点的位置。
第二种方法是,把重要的信息放在一句的重要部分,而且通常也要放在段落的开始句上,而不要跟在
诸如“当、在……之后、而、因为、不论怎样、因此、如果”这类词后面。以较短的段落作为文章的收尾,
而把重要信息写在每段的起始句上。
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