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第七部分书面沟通
我们选用的词汇,不论是积极的或抱怨的,中性的或带有个人感情色彩的,清晰的或模糊的,礼貌的或是富于挑战性的,
都依赖于我们的目的。我们要作出选择。
第七部分 书面沟通
简明扼要
我们已经知道,在面对面的沟通时,信息传递中55%依靠我们的肢体语言,38%依靠声音,7%依靠
口头语言。但在书面沟通时,我们则完全依靠语言。我们使用的词汇,我们的表达方式,以及我们的谋篇
布局,或者传达了我们的意图,或者被人们丢在一边。
写作是一种应用性的技巧,你可以遵循下面几个简单又有效的指导来改善你的写作技巧。
为了改善你的写作技巧,选二三个备忘录、报告或你写好的信件与下面两节的指导大纲进行比较,然
后选出一二个按照大纲重新写。
人们都很忙
人们没有时间反复阅读文件、合同以达到充分理解,通常他们选择一些内容来阅读,然后理解它,并
按此规定行动,然后又继续做下一步工作。如果你的文章又长又复杂,并且使用很多长词、偏僻的专业术
语和华丽的短语,人们会对读你的文章感到厌倦;如果你不能清晰地陈述你的目的,如果你的主要观点不
突出、不明确,如果你的思想缺乏组织、缺乏吸引力,你将会浪费人们很多时间去理解它们。这些都将极
大地降低人们的阅读兴趣,减少按你所说的去做的机会。
事实上有效的写作有三个要点:
1。 必须容易阅读。
2。 必须容易理解。
3。必须能够说服读者。
如果你能使用较短的词汇、较短的句子,你的写作是成功的。
谨慎地选用你的词汇
使用短词
许多人认为较长的词汇会含有较复杂的含义,而简单的词汇含义简单,因而他们的文章不必要地堆砌
词藻,这样使读者读起来很困难。当然有些短词意思确实简单。比如:猫、帽子、坐。而另外一些短词却
不尽然,比如:真理,爱情,灵魂。简单的语言并不一定主题简单,使用短词写作,也不会使你的文章过
分简单,反而会增加它们的可读性。
要尽量选择短词,少选择长词,所谓短词是指那些少于三个音节的词汇,但有三种例外:
1。大写词汇,如:澳大利亚(Australian),一月(January),星期六(Saturday)。
2。由短词合成的词,如:簿记员(book keeper),尽管(nevertheless),每个人(everybody)。
3。以es或ed构成的三音节词汇,如:承认(confesses),消化(digested),资源(resources)。
还要注意以 ing结尾的长词。它们可能具有三个以上的音节,使读者感到阅读起来困难,因为它们需
要一个视觉过程。选择那些表达最精确、最经济、你的读者最熟悉的词汇,这些词汇也许是你在面对面交
谈时使用的词汇。
这并非一成不变的准则,一些短词不便于阅读,你要学会取舍。
何时使用长词
尽管我们说使用短词会方便读者,但是文章中还是会大量运用长词。这些长词有些是必需的,但有些
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